Política de tratamiento y protección de datos personales

1. CONSIDERACIONES GENERALES.
2. OBLIGATORIEDAD.
3. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
4. VIGENCIA Y NORMATIVIDAD APLICABLE.

 

1. CONSIDERACIONES GENERALES

De acuerdo con lo establecido en la ley 1581 de 2012 toda persona natural o jurídica del ámbito público o privado que realice el Tratamiento de Datos Personales ya sea como Responsable o Encargado – según se define más adelante – se encuentra en la obligación de ajustar sus actividades, de manera que dé cumplimiento a los postulados de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales que le resulte aplicable.

En tal virtud el Notario Veintiuno del Círculo de Medellín (en adelante el notario), persona natural que por expresa designación del estado Colombiano se encarga de prestar el servicio de notariado, teniendo, en tal sentido, la capacidad de dar fe pública sobre actos y documentos que conoce en ejercicio de sus funciones, a lo que se suma que para el desarrollo de sus actividades presenta diferentes tipos de relaciones con funcionarios, colaboradores, proveedores, así como terceros que le prestan sus servicios, se hace destinatario de las normas de Protección de Datos Personales.

Es precisamente que, con el fin de dar cumplimiento a las normas vigentes en la materia, el Notario, a través de la integración e intercambio de ideas y propuestas con personas que, al igual que él, han sido investidas del poder del estado para el ejercicio de su función notarial, en desarrollo una actividad participativa y colaborativa liderada por Unión Colegiada del Notariado Colombiano – “U.C.N.C.” -, ha dispuesto la elaboración, adopción y puesta en práctica de la presente Política de Privacidad de obligatorio cumplimiento en cualquier actividad que realice involucrando el tratamiento de Datos Personales, a través de la cual busca socializar sus adecuadas prácticas en la protección de la información a todos aquellos que se encuentren interesados y dar a conocer su compromiso con el respeto de los derechos de sus usuarios, empleados y terceros en general.

 

2. OBLIGATORIEDAD

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte del Notario, los funcionarios de la Notaría, los proveedores y terceros que prestan sus servicios al Notario.

 

3. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Siempre que el Notario se encuentre obligado a obtener la autorización para el Tratamiento de los datos por parte del Titular deberá seguir las siguientes instrucciones:

Antes de obtener la autorización debe informar al titular de forma clara y expresa lo siguiente:

  • El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y/o adolescentes.
  • Los derechos que le asisten como titular.
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la Notaría.

El consentimiento se obtiene generalmente de forma escrita, de manera que se garantice la posibilidad de consulta posterior, sin embargo también podrá otorgarse a partir de conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de manera razonable que éste entregó su consentimiento para el tratamiento de su información, como es el caso en que accede a eventos o a las instalaciones de la Notaría, en donde se encuentran publicadas las respectivas autorizaciones o en el caso de medios automatizados, en donde resulta necesario oprimir el botón “acepto” a las políticas de privacidad y autorizaciones para el Tratamiento de los datos, antes poder continuar con la navegación.

En ningún caso, el sólo silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.

Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:

  • El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Notaría.
  • Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

4. VIGENCIA Y NORMATIVIDAD APLICABLE

La presente política de Privacidad rige a partir de la entrada en vigencia de la Norma.

La Política de Privacidad se rige por las normas vigentes en la República de Colombia y cualquier controversia sobre su contenido o su aplicación deberá ser discutida ante las autoridades competentes colombianas.

Los titulares de datos personales tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar o suprimir frente a los responsables del tratamiento, la información recolectada en las bases de datos o archivos, en los términos establecidos en las normas vigentes y en la Política de Tratamiento de Datos Personales, las cuales podrán ser consultadas a continuación.

Las finalidades del tratamiento de los datos personales que actualmente tiene Notaria 21 de Medellín son los siguientes:

  1. Para la realización de escrituras públicas.
  2. Para realizar autenticaciones ya sea a través de la identificación biométrica o sin ella.
  3. Para la realización de registros civiles, ya sea de nacimiento, matrimonio o defunciones.
  4. Para la realización de declaraciones extrajuicio.
  5. Al momento de radicar un derecho de petición, queja, reclamo o sugerencia.

Agradecemos nos contacte en la eventualidad de requerir aclarar, actualizar, corregir o suprimir alguno de sus datos personales, siempre que sea procedente con la legislación aplicable.  Para este fin, los canales de comunicación establecidos son al correo electrónico info@notaria21.com.co.

Política de seguridad y privacidad de la información

CONDICIONES DE USO Y POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

1. Términos generales

La entidad responsable de este sitio, Notaria 21 de Medellín en adelante “NOTARIA 21”, es una entidad dirigida por un Notario que es una persona privada quien ejerce funciones públicas.

La función principal de este Sitio Web consiste en proveer información y servicios de la función notarial así como la de divulgar normas, políticas y directrices relacionadas con los procesos que se realizan y las funciones de LA ENTIDAD.

Por medio del Sitio Web, LA ENTIDAD publica, entre otros, los servicios relacionados con su misión, su visión, objetivos y las funciones que le corresponden. Adicionalmente, por este medio LA ENTIDAD da a conocer información sobre trámites y servicios, normas, convocatorias; y, en general, información relacionada con las pautas y nuevas normas que regulan la función notarial y demás procesos y trámites que aunque en principio son de competencia judicial, se ha permitido realizar a través de trámites notariales. Adicionalmente, permite la opción de solicitar trámites en línea y ofrece herramientas de interacción para los usuarios del sitio.

1.2 Condiciones de privacidad

Es información personal la que suministra el usuario para el registro, quien proporciona datos como nombre, identificación, edad, género, dirección, correo electrónico y teléfono.

El almacenamiento, y uso de la información personal se rige por las Políticas de Privacidad del Sitio Web.

LA NOTARIA 21, tiene como principal objetivo la salvaguarda de la privacidad de la información personal del usuario obtenida a través de la página web, adoptando una política de confidencialidad como se explica a continuación:

El USUARIO reconoce y acepta que el ingreso de información personal, lo realiza de manera voluntaria y ante la solicitud de requerimientos específicos por LA NOTARIA 21 para realizar un trámite, solicitar un servicio, presentar una queja, petición, sugerencia o reclamo.

EL USUARIO acepta que a través del registro en la página web, LA NOTARIA 21 recoge, almacena y archiva datos personales, los cuales no serán cedidos  a terceros sin su conocimiento.

La recolección y tratamiento automatizado de los datos personales, como consecuencia de la navegación y/o registro por la página web tiene como finalidades las detalladas a continuación: (i) la adecuada gestión y administración de los servicios ofrecidos en el Sitio Web. (ii) la tabulación y análisis tanto cuantitativo como  cualitativo de las visitas y de la utilización de los servicios por parte de los usuarios; (iii) para la solicitud de trámites y servicio por el sitio web; (iv) para que el usuario radique peticiones, quejas, reclamos y solicitudes.

1.3 Derecho de los usuarios respecto a los datos personales.

En cumplimiento de lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 «por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales», se informa de la existencia de un fichero automatizado de datos personales. Al usuario se le reconocen los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de datos personales.

LA NOTARIA 21 no cederá a terceros los datos personales de los usuarios que se recogen a través de la página Web sin su consentimiento expreso. Sin perjuicio de lo anterior, el usuario consiente en que se cedan sus datos personales cuando así sea requerido por las autoridades administrativas competentes o por mandato judicial.

El Usuario también comprende que los datos por él consignados harán parte de un archivo y/o base de datos que podrá ser usado por LA NOTARIA 21 para efectos de surtir determinado proceso.

El Usuario podrá modificar o actualizar la información suministrada en cualquier momento.

LA NOTARIA 21 no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema.

LA NOTARIA 21 ha adoptado los protocolos de seguridad de protección de los datos personales legalmente requeridos, instalando las medidas técnicas y organizativas necesarias para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y hurto de los datos otorgados por los usuarios y debidamente almacenados.

LA NOTARIA 21 se reserva el derecho a modificar la política de seguridad en la página web con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales, exigencias administrativas o judiciales.

Los usuarios de forma libre y voluntaria ingresarán los datos personales que se les puedan requerir, con ocasión de la solicitud de servicios y trámites a la LA NOTARIA 21.

1.4 Aceptación de las condiciones de uso

Para todos los efectos legales, el usuario acepta y reconoce que ha revisado y que está de acuerdo con la Política de Privacidad. Será responsabilidad del Usuario la lectura y acatamiento de la Política de Privacidad, cada vez que los utilice.

Se presume que cuando un usuario accede a la página web lo hace bajo su responsabilidad y que, acepta plenamente y sin reservas el contenido de los términos y condiciones de uso del sitio Web. LA NOTARIA 21 se reserva, el derecho de actualizar y modificar en cualquier momento y todo o parte del contenido, según sus necesidades y requerimientos, de manera unilateral y sin previo aviso, las presentes condiciones de uso, políticas de privacidad y los contenidos de la página.

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